Phòng Hành chính Quản trị

1. Chức năng

Phòng Hành chính Quản trị là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đại Nam, có chức năng tham mưu, giúp việc Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Ban Giám hiệu quản lý và thực hiện các mặt công tác: Hành chính – Nhân sự; Văn thư – Lưu trữ; Lễ tân – Khánh tiết; Mua sắm và Quản lý tài sản; Khai thác kinh doanh; Y tế; Thư viện; Quản lý Ký túc xá; Kỹ thuật, IT; Bảo vệ, Tạp vụ; Lái xe.

2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác quản trị nhân sự:

• Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm và đề xuất phương án tuyển dụng cho các đơn vị. Là đầu mối tổ chức tuyển dụng, phối hợp với các đơn vị liên quan đánh giá cán bộ thử việc, tập sự.
• Phối hợp với các đơn vị trong trường thực hiện quản lý cán bộ, giảng viên, công nhân viên; quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ; chủ trì tổ chức, theo dõi thủ tục tiếp nhận, gia hạn và chấm dứt hợp đồng lao động.
• Tổ chức soạn thảo các nội quy, quy định thuộc lĩnh vực Quản trị nhân sự.
• Kiểm tra thực hiện Nội quy lao động và các quy định về Quản trị nhân sự do Trường Đại học Đại Nam ban hành.
• Trình Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Ban Giám hiệu ban hành theo thẩm quyền các văn bản liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng nhân sự. Là đầu mối nghiên cứu, lập đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức của Trường Đại học Đại Nam.
• Tham mưu, xây dựng và trình Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Ban Giám hiệu phê duyệt chiến lược, quy hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên và cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường Đại học Đại Nam.
• Tham mưu cho Chủ tịch HĐQT, Hiệu trưởng việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển chức vụ lãnh đạo, CBCNV và giảng viên các đơn vị trong phạm vi của Trường; chủ trì triển khai công tác quy hoạch cán bộ đáp ứng nhu cầu phát triển của Trường Đại học Đại Nam.
• Là đơn vị đầu mối giúp Chủ tịch HĐQT, Ban Giám hiệu quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng của Trường Đại học Đại Nam.
• Lưu trữ, cập nhật thông tin vào hồ sơ cán bộ, sổ sách, chủ trì tổng hợp làm báo cáo của trường, các mẫu biểu mẫu thống kê về nhân sự theo yêu cầu của cấp trên và của Trường Đại học Đại Nam, thực hiện báo cáo nhân sự hàng tháng.
• Phối kết hợp với các đơn vị trong việc Quản lý hồ sơ giảng viên thỉnh giảng.
• Quản lý, tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, các thủ tục về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, xác nhận thâm niên công tác và các chế độ khác; Chủ trì phổ biến các chế độ chính sách mới cho cán bộ lao động, làm thủ tục thôi việc, nghỉ không lương, thai sản… cho người lao động theo chế độ hiện hành.
• Xác nhận chữ ký, các giấy tờ văn bản xác nhận người lao động đang làm việc tại trường.
• Được Hiệu trưởng ủy quyền ký hợp đồng lao động thời vụ, cộng tác viên hoặc làm việc bán thời gian có thời hạn dưới 6 tháng.
• Chủ trì tổng hợp làm báo cáo theo yêu cầu của cấp trên và của trường thuộc lĩnh vực hành chính quản trị hoặc được Lãnh đạo nhà trường giao.

2.2. Công tác Hành chính – Văn thư – Lưu trữ:

• Đầu mối mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ làm việc, giảng dạy theo quy định hiện hành của Trường Đại học Đại Nam.
• Tham mưu, xây dựng hệ thống các văn bản trong công tác quản lý văn bản, giấy tờ, văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Đại Nam.
• Tiếp nhận, phân loại văn bản của các đơn vị trong và ngoài trường gửi, trình Ban giám hiệu và Hội đồng quản trị, lưu trữ văn bản gốc.
• Chủ trì triển khai thực hiện các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường Đại học Đại Nam.
• Bảo quản, sử dụng con dấu của nhà trường theo quy định của Pháp luật.
• Tổ chức kho lưu trữ, bảo quản, lưu giữ tài liệu hiện hành.
• Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức; cấp giấy phép, làm thẻ nhân viên và thẻ sinh viên; chứng nhận bản sao các văn bản, bảng điểm và bằng của sinh viên nhà trường Đại học Đại Nam.

2.3. Lễ tân – Khánh tiết:

• Trực lễ tân và tổng đài điện thoại. Chuẩn bị và phục vụ nước cho các cuộc họp, đón tiếp khách của lãnh đạo nhà trường.
• Chịu trách nhiệm về việc khánh tiết, phối hợp với bộ phận IT, Kỹ thuật về trang trí, âm thanh, ánh sáng, phục vụ và đảm bảo mọi điều kiện khác cho các sự kiện lớn của nhà trường.
• Là đầu mối tiếp nhận nội dung và thông báo tới các bộ phận, đơn vị trong trường để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường.

2.4. Khai thác kinh doanh và quản lý tài sản:

• Tìm kiếm, thực hiện các thủ tục đối với các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ của nhà trường;
• Đầu mối mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ làm việc, giảng dạy theo quy định hiện hành của Trường Đại học Đại Nam.
• Thực hiện quản lý, theo dõi hợp đồng đã ký và báo cáo định kỳ kinh doanh về Lãnh đạo nhà trường.
• Chủ trì quản lý, sửa chữa, bảo trì nhà cửa, hệ thống điện, điện lạnh, hệ thống cấp thoát nước, thiết bị vệ sinh, trang thiết bị tại các cơ sở thuộc Trường Đại học Đại Nam.
• Quản lý, kiểm tra theo dõi việc sử dụng thiết bị phục vụ quản lý, phục vụ đào tạo của các đơn vị trong trường.
• Quản lý sổ sách toàn bộ tài sản nhà trường bao gồm: đất đai, nhà cửa, máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ. Có trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến máy móc, thiết bị.
• Tổ chức kiểm kê tài sản hàng năm theo định kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; hoàn thiện dữ liệu tăng giảm tài sản, phối hợp với phòng Tài vụ thanh lý tài sản hư hỏng, không còn sử dụng được. Tin học hóa quản lý tài sản tại đơn vị và từng bộ phận.
• Phối hợp với các phòng ban chức năng trang bị các đồ bảo hộ lao động theo tiêu chuẩn, tư vấn mua sắm, quản lý, sửa chữa, bảo trì các thiết bị phòng cháy và chữa cháy và giám sát việc thực hiện PCCC trong toàn trường.
• Phối hợp với các đơn vị chức năng lập kế hoạch bố trí giảng đường phù hợp với kế hoạch đào tạo của nhà trường. Chủ trì quản lý, điều hành việc sử dụng có hiệu quản hệ thống giảng đường đảm bảo cho giảng dạy và học tập.

2.5. Y tế:

• Tổ chức khám sức khỏe đầu năm học cho sinh viên nhập trường theo quy định.
• Tổ chức chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên đang thực hiện nhiệm vụ giảng dạy, học tập và làm việc tại trường, giải quyết điều trị kịp thời ngoại trú hoặc giới thiệu lên tuyến trên theo quy định của ngành Ytế.
• Lên dự trù, trình mua và quản lý việc cấp phát thuốc đúng quy định của ngành. Đảm bảo an toàn về dược.
• Phối hợp với các bộ phận trong trường để đảm bảo công tác an toàn vệ sinh môi trường, vệ sinh phòng dịch và an toàn thực phẩm.

2.6. Thư viện:

• Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu;
• Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường; thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
• Quản lý  và phục vụ  cho người đọc (cán bộ, giảng viên, sinh viên) mượn, trả giáo trình, tài liệu tham khảo, tạp chí…theo đúng các quy định hiện hành.
• Thực hiện công tác tổng hợp về hoạt động của thư viện, thống kê, báo cáo kịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của nhà trường.

2.7. Quản lý Ký túc xá:

• Xây dựng kế hoạch quản lý, sử dụng và phát triển KTX trước mắt và lâu dài; Kế hoạch xây dựng, sửa chữa, nâng cấp, mua sắm, trang thiết bị của ký túc xá.
• Tổ chức và quản lý lưu trú của sinh viên trong KTX đúng qui định; Đăng ký hộ khẩu tạm trú cho sinh viên ký túc xá.
• Tổ chức trực KTX 24/24 giờ của tất cả các ngày trong tuần.
• Định kỳ kiểm tra, đề xuất biện pháp khắc phục, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, hệ thống cung cấp điện, nước, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị trong khu vực ký túc xá.
• Phối hợp với công an khu vực để tổ chức và thực hiện có hiệu quả các biện pháp, phương án bảo đảm an ninh, trật tự, bảo vệ tính mạng và tài sản của sinh viên trong khu vực KTX; Phối hợp với bộ phận Y tế tổ chức và thực hiện công tác vệ sinh công cộng, vệ sinh phòng dịch trong ký túc xá.

2.8. Kỹ thuật:

• Quản lý, giữ gìn tài sản; quản lý sử dụng điện, nước, phòng cháy chữa cháy, an toàn – vệ sinh lao động.
• Sửa chữa kịp thời khi có sự cố, lập kế hoạch và trình để sửa chữa lớn, duy tu bảo dưỡng các hạng mục, tài sản, thiết bị được giao quản lý.
• Thường xuyên theo dõi và cập nhật dữ liệu về các trang thiết bị: mua mới hoặc thanh lý để báo cáo lên Lãnh đạo nhà trường.
• Phối hợp với các cơ quan quản lý nhà nước về điện, nước để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh đột xuất.
• Phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.

2.9. IT

• Tổ chức xây dựng, quản lý, bảo dưỡng mạng tin học và các phương tiện có liên quan đến hệ thống máy tính của nhà trường: các thiết bị truyền thông mạng không dây Wifi và thiết bị INDOOR, OUTDOOR; hệ thống máy chủ và các thiết bị chuyển mạch (Router, Switch, Modem…)
• Duy trì và hỗ trợ hệ thống mạng giữa các Khoa, các đơn vị có kết nối trong Trường. Tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị về xây dựng và phát triển hệ thống mạng thông tin.
• Quản trị hệ thống mạng phục vụ các công tác trên mạng Intranet và kết nối Internet của Trường: quản lý kết nối Internet (đường leased line, đường nối ADSL), đảm bảo an toàn thông tin cho toàn bộ hệ thống mạng, các phần mềm ứng dụng và các dữ liệu thông tin trên mạng.
• Tổ chức triển khai thực hiện các dự án phát triển hệ thống mạng, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, các ứng dụng và dịch vụ mạng phục vụ cho nhà trường theo kế hoạch và dự án được phê duyệt.
• Lập kế hoạch mua sắm linh kiện, vật tư, dụng cụ phục vụ cho công tác bảo trì, sửa chữa, thay thế, khắc phục các sự cố về hệ thống mạng của nhà trường. Có dữ liệu theo dõi và báo cáo định kỳ đối với các trang thiết bị về Lãnh đạo nhà trường.
• Tham gia xây dựng các dự án đầu tư (phần về lĩnh vực tin học), triển khai ứng dụng tin học và đầu tư thiết bị tin học trong nhà trường.
• Thực hiện nâng cấp, bảo trì, sửa chữa, khắc phục các sự cố kỹ thuật của các máy tính, thiết bị ngoại vi, mạng cục bộ và kết nối Internet, bảo đảm sự hoạt động liên tục, thông suốt của hệ thống.
• Xây dựng các quy định về kết nối mạng, trao đổi dữ liệu trong hệ thống mạng, quản lý người dùng mạng của Trường. Hỗ trợ người dùng mạng khai thác có hiệu quả các tài nguyên mạng.
• Quản lý cổng thông tin điện tử của nhà trường: cập nhật thông tin, dữ liệu lên website chính của Trường. Hỗ trợ và quản lý về kỹ thuật cho các site của các đơn vị trong Trường.
• Phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.

2.10. Bảo vệ:

• Giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường và của cán bộ, sinh viên. Giữ gìn an toàn Nhà Trường. Làm việc theo ca 24/24h hàng ngày, kể cả ngày chủ nhật, ngày Lễ Tết…
• Bảo vệ thi tuyển sinh, học kỳ, các hội nghị, hội thảo, đón khách quốc tế, văn nghệ, thể thao, …
• Xung kích Phòng chống cháy nổ và chữa cháy. Phát hiện các sơ hở, kiến nghị biện pháp khắc phục.
• Phối hợp với cơ quan Công an hoặc trực tiếp bảo vệ hiện trường khi xảy ra vụ việc phạm pháp, bắt giải can phạm đến cơ quan Công an trong trường hợp phạm pháp.
• Quan hệ chặt chẽ và thường xuyên với chính quyền, cơ quan Công an địa phương để phối hợp tốt công tác bảo vệ an ninh chung trong khu vực.
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ an ninh đối với các cơ quan hữu quan theo qui định.
• Kiểm tra và ghi chép nhật ký theo dõi vật tư, trang thiết bị, dụng cụ, tài sản ra vào cổng theo đúng quy định.

2.11. Tạp vụ:

• Vệ sinh sạch sẽ các phòng học, phòng làm việc  của lãnh đạo, phòng nghỉ giáo viên,  khu vệ sinh và khu vực xung quanh Trường; phục vụ nước uống cho HSSV, CBGV-CNV và các buổi tiếp khách, các cuộc họp của lãnh đạo của Nhà trường.
• Theo dõi, báo cáo kịp thời thiết bị, tài sản hư hỏng, mất mát hoặc không đúng vị trí những khu vực được phân công phục vụ.
• Quản lý dụng cụ trang bị cho công tác tạp vụ, thường xuyên báo cáo về đơn vị quản lý tài sản để làm thủ tục mua mới, thanh lý.
• Phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.

2.12. Lái xe:

• Đảm bảo phục vụ xe đưa đón Lãnh đạo đúng giờ quy định và an toàn tuyệt đối. Phải thực hiện nghiêm các quy định của nhà nước về lưu thông đường bộ.
• Lái xe phải theo dõi lịch trình hoạt động của xe. Hàng tháng quyết toán xăng dầu theo đúng định mức đã được duyệt. Tiến hành vệ sinh, bảo dưỡng xe thường xuyên và định kỳ theo kế hoạch bảo dưỡng đã được quy định.
• Phối hợp với các bộ phận để phục vụ các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.