Văn phòng Hành chính & Quản lý

I. Chức năng

Phòng Hành chính & Quản lý có nhiệm vụ: Hành chính – Nhân sự; Lưu trữ; Lễ tân - Khách sạn; Quản lý tài sản; Phát triển kinh doanh; Dịch vụ y tế; Thư viện; Quản lý ký túc xá; Dịch vụ kỹ thuật; CNTT; Dịch vụ an ninh & vệ sinh; Tài xế.

II. Trách nhiệm

1. Quản lý nguồn nhân lực

• Xây dựng và đề xuất kế hoạch tuyển dụng hàng năm cho các phòng ban khác; phối hợp với các phòng ban khác đánh giá nhân viên trong thời gian thử việc;
• Hợp tác với các phòng ban khác trong việc quản lý nhân sự;
• quy định trong lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực;
• Giám sát việc thực hiện nội quy lao động và các quy định khác liên quan đến quản lý nguồn nhân lực;
• Trình Chủ tịch và Hiệu trưởng các văn bản liên quan đến công tác quản lý nhân sự; nghiên cứu, xây dựng phương án thành lập, sáp nhập, chia tách các tổ chức trong trường;
• Xây dựng và trình Chủ tịch và Ban Giám hiệu nhà trường về kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và cơ cấu tổ chức;
• Hỗ trợ Chủ tịch và Ban Giám hiệu nhà trường chỉ đạo thực hiện chế độ khen thưởng, kỷ luật của nhà trường;
• Lưu trữ và cập nhật thông tin của nhân viên và các tài liệu khác; lập báo cáo nhân viên hàng tháng;
• Quản lý hồ sơ mời giảng viên đến các phòng ban khác;
• Quản lý việc thực hiện các chính sách lao động như bảo hiểm, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ sinh…;
• Xác nhận chữ ký và xác nhận tình trạng lao động;
• Được phép ký hợp đồng lao động có thời hạn với người lao động làm việc bán thời gian dưới 6 tháng;
• Thiết kế báo của trường theo yêu cầu của lãnh đạo trường.

2. Quản lý – Lưu trữ

• Mua sắm trang thiết bị cho trường đại học;
• Xây dựng hệ thống văn bản phục vụ lưu trữ và tổ chức văn bản;
• Tiếp nhận và gửi văn bản trong và ngoài trường; lưu trữ văn bản gốc;
• Quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến công tác lưu trữ và vấn đề chính sách hành chính trong trường;
• Việc lưu giữ và sử dụng con dấu của trường theo quy định của pháp luật;
• Tổ chức lưu trữ tài liệu lưu trữ;
• Cấp giấy giới thiệu cho nhân viên; làm giấy phép, thẻ nhân viên, thẻ học sinh; chứng thực bản sao các loại giấy tờ, bảng điểm, quyết định.

3. Lễ tân - Khách sạn

• Lễ tân và trả lời điện thoại;
• Chuẩn bị cho các cuộc họp và tiếp đón tại trường đại học;
• Phối hợp với phòng CNTT và Công nghệ chuẩn bị cho các sự kiện lớn của trường;
• Liên lạc với các phòng ban, đơn vị khác để chuẩn bị cho các sự kiện của trường.

4. Phát triển doanh nghiệp và quản lý tài sản

• Tìm kiếm và thực hiện các hợp đồng kinh tế, dịch vụ của trường;
• Mua sắm, cấp phát trang thiết bị, dụng cụ phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập trong trường theo quy định của nhà trường;
• Theo dõi các hợp đồng và báo cáo hoạt động kinh doanh cho lãnh đạo trường;
• Quản lý việc bảo trì và sửa chữa tài sản của trường;
• Giám sát việc sử dụng trang thiết bị tại các đơn vị khác của trường;
• Quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến tài sản của trường bao gồm: tài sản, công trình, trang thiết bị máy móc, công cụ dụng cụ…
• Tiến hành kiểm kê tài sản hàng năm và đột xuất khi được yêu cầu; phối hợp với Phòng Kế toán để theo dõi và thanh lý tài sản hỏng;
• Phối hợp với các phòng ban khác mua sắm, quản lý trang thiết bị bảo hộ, bình chữa cháy cần thiết; giám sát công tác phòng cháy, chữa cháy;
• Thiết lập thời khóa biểu cho giảng đường theo kế hoạch giảng dạy của trường. Theo dõi việc sử dụng giảng đường trong trường.

5. Dịch vụ y tế

• Tổ chức khám sức khỏe tổng quát cho toàn thể sinh viên năm nhất vào đầu học kỳ;
• Tổ chức hoạt động chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, giảng viên trong trường;
• Xây dựng kế hoạch mua thuốc, cấp phát thuốc theo đúng quy định. Đảm bảo an toàn thuốc;
• Phối hợp với các đơn vị trong trường đảm bảo vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh và an toàn thực phẩm.

6. Thư viện

• Sắp xếp, lưu trữ, bảo quản tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu phù hợp; tổ chức mạng lưới tra cứu thông tin tự động; xây dựng cơ sở dữ liệu;
• Làm giàu và phát triển nguồn thông tin trong và ngoài nước đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ của trường; tiếp nhận các tác phẩm đã xuất bản của trường như luận án, giáo trình, kỷ yếu hội nghị, bài báo đã xuất bản, tài liệu học tập…;
• Quản lý và phục vụ bạn đọc (cán bộ, giảng viên, sinh viên); theo dõi việc mượn, trả tài liệu…;
• Giám sát hoạt động của thư viện và báo cáo với lãnh đạo trường đại học;

7. Quản lý ký túc xá

• Xây dựng kế hoạch quản lý, sử dụng và phát triển ký túc xá; xây dựng kế hoạch xây dựng, cải tạo và mua sắm trang thiết bị cho ký túc xá;
• Tổ chức, quản lý sinh viên nội trú tại ký túc xá theo quy định của trường; đăng ký tạm trú cho sinh viên nội trú tại ký túc xá;
• Tổ chức bảo vệ khu ký túc xá;
• Định kỳ kiểm tra và đề xuất giải pháp bảo trì hệ thống điện, nước và cơ sở hạ tầng của ký túc xá;
• Phối hợp với công an khu vực lập phương án đảm bảo an ninh trật tự bảo vệ sinh viên nội trú tại ký túc xá; phối hợp với đơn vị y tế đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống dịch bệnh trong ký túc xá;

8. Dịch vụ kỹ thuật

• Quản lý, bảo quản tài sản; quản lý sử dụng nước, điện, bình chữa cháy và an toàn lao động;
• Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng tài sản của trường;
• Thường xuyên theo dõi, cập nhật trang thiết bị: mua sắm, thanh lý trang thiết bị và báo cáo lãnh đạo nhà trường;
• Phối hợp với cơ quan nhà nước quản lý việc sử dụng điện, nước;
• Phối hợp với các đơn vị khác để chuẩn bị cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động của trường khi được yêu cầu.

9. CNTT

• Tổ chức, quản lý và bảo trì hệ thống thông tin và mạng máy tính của trường như các thiết bị không dây, thiết bị TRONG NHÀ và NGOÀI TRỜI; máy chủ và thiết bị trung tâm (router, switch, modem…).
• Duy trì và hỗ trợ hệ thống thông tin và mạng lưới giữa các phòng ban và các đơn vị khác trong trường; tư vấn và hỗ trợ các phòng ban trong trường xây dựng và phát triển hệ thống thông tin riêng;
• Quản lý mạng trên nền tảng Intranet và Internet: quản lý kết nối Internet (leased line, ADSL line), đảm bảo an ninh mạng cũng như các phần mềm, dữ liệu sử dụng trong mạng của trường.
• Thực hiện kế hoạch phát triển hệ thống mạng và cơ sở hạ tầng, các ứng dụng và dịch vụ mạng của trường;
• Xây dựng kế hoạch mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị liên quan đến hệ thống mạng của trường; định kỳ báo cáo tình hình sử dụng các trang thiết bị này với trường;
• Tham gia các dự án CNTT và ứng dụng CNTT tại trường;
• Nâng cấp, bảo trì, khắc phục sự cố kỹ thuật; đảm bảo hệ thống thông tin, máy tính trong trường hoạt động liên tục;
• Xây dựng quy định về kết nối mạng, trao đổi dữ liệu và quản lý người dùng trong hệ thống mạng của trường;
• Quản lý cổng thông tin của trường; cập nhật thông tin, dữ liệu lên trang web của trường;
• Phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị các sự kiện của trường;

10. Bảo mật:

• Đảm bảo trật tự, an ninh, an toàn cho nhà trường, cán bộ, giảng viên và sinh viên; bảo vệ tài sản;
• Đảm bảo an ninh trong mọi sự kiện, hoạt động của nhà trường như thi cử, học kỳ, hội họp, hội nghị…;
• Tiên phong trong công tác phòng chống cháy nổ; đề xuất những kiến nghị cần thiết nhằm nâng cao công tác an toàn phòng cháy chữa cháy trong toàn trường;
• Phối hợp với công an giải quyết các vấn đề vi phạm pháp luật xảy ra trong trường và đảm bảo an ninh;
• Báo cáo định kỳ với cơ quan nhà nước về các vấn đề an ninh theo quy định;
• Kiểm tra, ghi nhật ký theo dõi hàng ngày về cơ sở hạ tầng, tài sản, bất động sản theo quy định;

11. Dịch vụ vệ sinh:

• Thực hiện dịch vụ vệ sinh lớp học, giảng đường, văn phòng, nhà vệ sinh và các khu vực khác trong trường; phục vụ nước cho sinh viên, cán bộ, giảng viên và phòng họp;
• Theo dõi và báo cáo tình trạng hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thiết bị;
• Quản lý dụng cụ vệ sinh và đề xuất mua hoặc thanh lý dụng cụ vệ sinh;
• Phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị các sự kiện của trường;

12. Tài xế:

• Chuẩn bị tài xế cho các chuyến công tác của lãnh đạo trường;
• Tài xế theo dõi và lập báo cáo hàng tháng về việc sử dụng xe của trường; tài xế theo dõi việc bảo dưỡng định kỳ dựa trên kế hoạch bảo dưỡng;
• Hợp tác với các đơn vị khác để phục vụ khi được yêu cầu.