Hướng dẫn kỹ năng viết email chuyên nghiệp cho sinh viên

Viết email không chỉ đơn thuần là cách thức sinh viên trao đổi thông tin với thầy cô, bạn bè mà còn là phương tiện quan trọng kết nối nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, tình trạng viết email không có tiêu đề, đầu đuôi không rõ ràng, trình bày lủng củng, cộc lốc… thường xuyên xảy ra. Điều này vừa khiến người nhận email cảm thấy khó chịu, vừa khiến sinh viên đánh mất cơ hội chỉ vì thiếu và yếu về kỹ năng. Làm thế nào để viết email chuyên nghiệp, chiếm trọn trái tim người nhận? Trung tâm “Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên” sẽ bật mí cho các bạn qua bài viết dưới đây nhé!

Tại sao phải học cách viết email?

Cô Phạm Thị Dung – Phó Giám đốc Trung tâm “Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên” trường Đại học Đại Nam khẳng định: Kỹ năng viết email thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của người gửi dành cho người nhận. Đồng thời thể hiện tính cách của người viết, tạo ấn tượng tốt đẹp cho người nhận.

Thứ nhất, một địa chỉ email nghiêm túc, một chủ đề được viết chỉnh chu có đầu tư, những câu từ thể hiện mạch lạc, đầy đủ chủ vị sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với thầy cô, bạn bè, nhà tuyển dụng, lãnh đạo… Hơn hết là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất không nghiêm túc, tạo một sự tin tưởng lớn dành cho người đọc dù công việc hay trong cuộc sống.

Được trang bị kỹ lưỡng về kỹ năng viết email, kỹ năng thiết kế CV chuyên nghiệp… sinh viên DNU tự tin “chinh phục” nhà tuyển dụng ngay từ khi học năm thứ hai.

Thứ hai, bạn có thể dễ thấy được những người có suy nghĩ đơn giản, “trẻ con” sẽ có cách viết khá hời hợt, câu từ thường viết tắt, không đủ nghĩa… Ngược lại, nếu người viết chỉn chu trong từng câu từ thì lại thể hiện cho sự nghiêm túc, trưởng thành. Cách bạn viết sẽ “phản chiếu” phần nào đó về con người của bạn.

Thứ ba, một thực tế chắc chắn là những bạn sinh viên khi đi xin việc đều phải gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng. Nếu không được học và chia sẻ hoặc tự học trước đó, các bạn thường chỉ tập trung vào nội dung CV của mình mà hời hợt trong chào hỏi, tiêu đề email, viết dài dòng câu nệ, không chủ đích rõ ràng, không cảm ơn và lưu ý… Những điều này vô hình làm bạn dễ bị nhà tuyển dụng bỏ qua khi một ngày họ đọc hàng ngàn email ứng tuyển.

“Việc tạo ấn tượng qua kỹ năng viết email là vô cùng quan trọng, tạo sự thiện cảm và là cơ sở để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người nhận email. Vì vậy, sinh viên cần cẩn thận, chỉn chu trong từng câu chữ, cách trình bày; thể hiện sự tôn trọng, tính chuyên nghiệp và thái độ cầu thị, ham học hỏi của bản thân”, cô Phạm Thị Dung nhấn mạnh.

Sinh viên học cách viết email cùng chuyên gia tại khóa học đào tạo bổ trợ kỹ năng do Trung tâm “Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên” tổ chức.

Viết email thế nào để trở nên chuyên nghiệp?

1. Nguyên tắc sử dụng email

Địa chỉ Email: Nên dùng họ, tên và/hoặc lĩnh vực chuyên môn làm thành phần cấu thành username, ví dụ: nghiemhuy.cntt@gmail.com. Nên sử dụng đuôi trường học để tăng sự tin cậy, chuyên nghiệp, ví dụ: thanhhuyen.dainam@gmail.com

Trong trường hợp username đã có người đăng ký, hãy thêm các phụ tố nhưng cần đảm bảo: Ngắn gọn, dễ nhớ, nghiêm túc.

Lưu ý: Tránh đặt tên username mang tính giải trí, “trẻ con”, ví dụ như: meomeo2k@gmai.com...

Background: Trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè.

Màu chữ: Đen hoặc xanh đậm. Không nên làm màu mè chữ trong mail có thể ngoại lệ ở phần chữ ký.

Font chữ: Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma

Chữ ký (signature): Luôn cài đặt chữ ký với đầy đủ tên, lớp, và thông tin liên lạc của bạn.

Gửi E-mail: bằng cách điền địa chỉ email của thầy, cô vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Trong đó:

+ TO: Email này gửi trực tiếp đến thầy, cô

+ CC (carbon copy): Gửi một bản sao tới các địa chỉ được liệt kê. Mọi người thấy được địa chỉ email của nhau.

+ BCC (blind carbon copy): Tương tự như CC, tuy nhiên các địa chỉ ở BCC không hiển thị ở email của những người nhận khác.

+ RE (reply): Trả lời. Lưu ý chế độ reply (trả lời người gửi) và reply all (hồi âm cho tất cả mọi người)

+ FW (forward): Gửi chuyển tiếp email đã nhận tới các địa chỉ bạn muốn chuyển đến (thường là các bạn trong nhóm)

Bắt buộc: Điền tiêu đề, tránh chỉ gửi file/ ảnh. Điều này vô tình biến e-mail của bạn  thành tin nhắn spam và thầy/cô sẽ không thấy được.

2. Cấu trúc của một email chuyên nghiệp

- Tiêu đề (Subjiect)

Bắt buộc bởi đây như một lời giới thiệu giúp người nhận mail không bỏ qua thư của bạn. Tuy nhiên cần ngắn gọn theo cấu trúc: [Tên Khoa_Tên lớp_ Chủ đề của email]

Ví dụ: Khoa Kế toán_Lớp KT1701_Xin ý kiến tư vấn của cô về Bài tập nhóm 1…

- Nội dung

+ Lời chào: Hãy bắt đầu bằng lời chào lịch sự như: Kính gửi thầy, cô [tên thầy, cô]

+ Giới thiệu về bản thân [Em xin giới thiệu với thầy/cô, Em tên là (Họ tên + lớp + khoa + đang học môn học…)]

+ Trình bày mục đích viết emai [Em viết email này xin được trình bày về vấn đề/ xin ý kiến thầy/cô…………………………………………………………………………]. Lưu ý trình bày ngắn gọn, rõ rang để thầy cô hiểu mục đích của bạn.

- Kết email

+ Gửi lời cảm ơn + lời chúc

+ Trân trọng

+ Chữ ký tự động

Để chuyên nghiệp bạn có thể tạo chữ ký cho email theo cấu trúc: Trường + Họ và tên + Số điện thoại + Email + Lớp – ngành

Ví dụ:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐẠI NAM

Trương Nguyễn Gia Bảo

SĐT: 09xxxxxxx

Email: truongnguyengiabao.acc@gmail.com

Lớp: KT 17-01 – Ngành Kế toán

*Đọc lại email một lần nữa để kiểm tra các lỗi chính tả trước khi bấm nút “Gửi” (send)

Lưu ý:

- Đừng quên đính tài liệu nếu có và kiểm tra thật kỹ trước khi gửi nhé (Tài liệu các bạn cũng nên đổi theo tên bài)

- Hãy kiểm tra lại hộp thư đã gửi để xác nhận chắc chắn rằng bạn đã gửi thư đi.

Trên đây là một số chia sẻ, gợi ý từ Trung tâm “Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên”. Một điều rất may mắn là điều này sinh viên Đại học Đại Nam đều được đào tạo qua học phần Kỹ năng mềm hoặc các khoá đào tạo bổ trợ của Trung tâm. Tất cả các khóa học đều tổ chức miễn phí, do các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tuyển dụng trực tiếp giảng dạy.

Để không bỏ lỡ cơ hội chỉ vì thiếu và yếu kỹ năng viết email, hãy lưu lại các thông tin hữu ích này của Trung tâm “Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên” các bạn nhé!

Trung tâm “Việc làm và Khởi nghiệp sinh viên”