02/02/2016

10132

Quy định công tác một cửa phục vụ sinh viên

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1.1 Mục đích

  • Tạo điều kiện giải quyết nhanh chóng, rõ ràng mọi thắc mắc của sinh viên, tránh cho sinh viên phải đi lại nhiều lần và tới nhiều “cửa”, tại 02 cơ sở đào tạo của trường.

  • Làm rõ, đúng trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân, mỗi khâu xử lý trong bộ máy quản lý của Nhà trường.

2.1 Yêu cầu:

  • Bộ phận một cửa trực thuộc phòng Công tác sinh viên. Cán bộ trực một cửa là những người có phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, tận tâm với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, thái độ lịch sự, hòa nhã với sinh viên.

  • Các thủ tục, quy trình, thời gian giải quyết phải được niêm yết công khai, rõ ràng, đầy đủ để sinh viên được biết.

  • Đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng thuận tiện không gây phiền hà cho sinh viên.

  • Đảm bảo sự phối hợp đồng bộ giải quyết công việc giữa các bộ phận, đơn vị trong Trường với tinh thần phục vụ cao nhất.

II. NỘI DUNG

  1. Công tác đào tạo

  2. Công tác sinh viên

  3. Công tác đoàn, hội, câu lạc bộ

  4. Đời sống, sinh hoạt, học phí

  5. Công tác chính trị, xã hội….

III. QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN

3.1. Quy chế phối hợp

- Phòng Công tác sinh viên là đầu mối tiếp nhận, giải quyết mọi thông tin, thủ tục hành chính đối với sinh viên hệ chính quy của Nhà trường.

- Các đơn vị chuyên môn tùy theo nội dung công việc có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chính xác và kịp thời các thông tin sinh viên cho bộ phận một cửa, để trả lời cho sinh viên

- Thời gian từ khi các đơn vị nhận thông tin yêu cầu từ bộ phận một cửa đến khi trả lời tùy theo nội dung thông tin được yêu cầu phải thực hiện theo thời gian được quy định tại Khoản 2 tại Mục IV.

- Hình thức trả lời có thể qua điện thoại; email; văn bản (tùy theo nội dung thông tin được yêu cầu)

- Cán bộ (bộ phận một cửa) được giao dịch trực tiếp với các đơn vị liên quan để lấy các thông tin trả lời kịp thời cho sinh viên.

3.2. Các bước thực hiện chính

Lưu đồ quá trình

a) Tiếp nhận yêu cầu:

Sinh viên có nhu cầu giải quyết các công việc liên quan đến bộ phận một cửa, cán bộ tại bộ phận một cửa có trách nhiệm thu nhận giấy tờ hướng dẫn cho sinh viên các bước thực hiện.

- Bộ phận một cửa phân loại giấy tờ, yêu cầu cần giải quyết của sinh viên, với các trường hợp có thể giải quyết được thì giải quyết ngay và lưu vào “Sổ theo dõi giải quyết”.

- Với các trường hợp vượt quá thẩm quyền thì liên hệ với các đơn vị có liên quan để phối hợp giải quyết (theo mục 3.1. Quy chế phối hợp).

b) Thực hiện:

 - Bộ phận một cửa gửi thông tin yêu cầu bằng bản cứng, (bản mềm) đến đơn vị chuyên môn có liên quan (nêu rõ thời gian yêu cầu trả lời) và vào “Sổ theo dõi giải quyết”.

- Bộ phận một cửa có trách nhiệm theo dõi tiến trình giải quyết yêu cầu để trao đổi với sinh viên khi cần thiết. Trường hợp không thể trả kết quả đúng hẹn thì bộ phận một cửa phải thông báo cho sinh viên biết và hẹn lại thời gian trả kết quả (chỉ được phép hẹn lại 1 lần).

c) Trả lời kết quả, lưu hồ sơ:

- Sau khi nhận được trả lời của đơn vị liên quan, bộ phận một cửa trả kết quả cho sinh viên và lưu thông tin vào “Sổ theo dõi giải quyết”.

- Trước khi trả kết quả cho sinh viên, bộ phận một cửa có trách nhiệm yêu cầu sinh viên hoàn thành các nghĩa vụ về các khoản lệ phí (nếu có) và trả kết quả theo đúng quy định.

IV. NỘI DUNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ

4.1 Các công việc bộ phận một cửa trực tiếp nhận và trả kết quả

TT

Nội dung công việc

Thời gian tối đa các đơn vị trả lời một cửa

Quy trình

Biểu mẫu, giấy tờ kèm theo

Đơn vị phối hợp

1

MƯỢN PHÒNG HỌC, HỘI TRƯỜNG

2 ngày

Sinh viên nộp phiếu yêu cầu tại một cửa (có xác nhận của lãnh đạo khoa chủ quản) → Phòng HCQT kiểm tra lịch sử dụng phòng học hội trường → một cửa thông báo kết quả cho sinh viên

- 01 HC/QTMC

Phòng HCQT

2

ĐĂNG KÝ Ở KÝ TÚC XÁ

1 ngày

Sinh viên đến một cửa nêu yêu cầu → Ban quản lý KTX kiểm tra → một cửa thông báo kết quả cho sinh viên và sinh viên đến KTX làm thủ tục nộp tiền và nhận phòng.

-02KTX/QTMC

- Bản phô tô thẻ sinh viên

Ban quản lý Ký túc xá

3

CÔNG TÁC ĐOÀN VỤ

2 ngày

Sinh viên nộp phiếu yêu cầu tại một cửa → Đoàn trường thực hiện yêu cầu → một cửa thông báo, trả kết quả cho sinh viên

- 01 TN/QTMC

Đoàn trường

4

XÉT THÔI HỌC, BẢO LƯU

3 ngày

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng một cửa → Khoa chủ quản → Phòng Đào tạo làm quyết định trình Hiệu trưởng → một cửa thông báo kết quả cho sinh viên 

- 02 ĐT/QTMC

- 03 ĐT/QTMC

- 04 ĐT/QTMC

- Bảng điểm

- Giấy tờ xác nhận lý do

Khoa chủ quản; phòng Đào tạo

5

XÉT QUAY TRỞ LẠI TRƯỜNG

3 ngày

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng một cửa → Phòng Đào tạo làm quyết định trình Hiệu trưởng → một cửa thông báo kết quả cho sinh viên 

- 05 ĐT/QTMC

- 06 ĐT/QTMC

- Quyết định thôi học (bảo lưu)

Phòng Đào tạo

6

CHUYỂN NGÀNH/ CHUYÊN NGÀNH

3 ngày

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại một cửa → Khoa chủ quản → Phòng Đào tạo làm quyết định trình Hiệu trưởng → Chuyển một cửa và khoa thông báo kết quả cho sinh viên 

- Đơn nguyện vọng cá nhân

Khoa chủ quản; Phòng Đào tạo

7

ĐĂNG KÝ TRẢ NỢ HỌC PHẦN

3 ngày

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng một cửa → chuyển Khoa chủ quản căn cứ TKB xếp lớp học  → một cửa trả lời sinh viên

07 ĐT/QTMC

 

Khoa chủ quản

9

HỌC LẠI GIÁO DỤC QUỐC PHÒNG &  GIÁO DỤC THỂ CHẤT

2 ngày

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng một cửa → chuyển Khoa Lý luận chính trị → Liên hệ trung tâm xếp lớp → Một cửa thông báo cho sinh viên

- 07 ĐT/QTMC

- Biên lai thu tiền

Khoa Lý luận chính trị

10

THI NÂNG ĐIỂM

 

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng một cửa → chuyển Phòng khảo thí xếp lịch thi → Sinh viên xem tên tại bảng tin Đào tạo 

- 09 ĐT/QTMC

- Biên lai thu tiền

Phòng Khảo Thí & ĐBCL

11

XÁC NHẬN CÁC LOẠI VĂN BẢN GIẤY TỜ CHO SINH VIÊN

2 ngày

Sinh viên trình thẻ sinh viên và đăng ký yêu cầu với một cửa → một cửa kiểm tra và xác nhận xong trả kết quả cho sinh viên

- Mẫu xác nhận sinh viên, vay vốn, mua vé xe buýt.…

 

Phòng Công tác sinh viên

12

XÁC NHẬN SINH VIÊN THAM GIA HOẶC ĐẠT ĐƯỢC CÁC THÀNH TICH TRONG HỌC TẬP & HOẠT ĐỘNG. .

2 ngày

Sinh viên trình thẻ sinh viên và đăng ký yêu cầu với một cửa → chuyển các đơn vị chuyên môn xác nhận, trình BGH ký → một cửa trả kết quả cho sinh viên

- 01MC/QTMC

Khoa chuyên môn, Phòng Nghiên cứu khoa học hoặc Đoàn trường

13

GIẤY GIỚI THIỆU SINH VIÊN ĐI KIẾN TẬP

2 ngày

Sinh viên trình thẻ sinh viên và đăng ký yêu cầu với một cửa → chuyển khoa chuyên môn cấp giấy giới thiệu kiến tập - phòng HCQT đóng dấu → một cửa trả kết quả cho sinh viên

- 01MC/QTMC

Khoa chuyên môn, Phòng HCQT

14

GIẤY GIỚI THIỆU, BẢNG ĐIỂM THỰC TẬP CUỐI KHÓA

2 ngày

Sinh viên trình thẻ sinh viên và đăng ký yêu cầu với một cửa → chuyển khoa chuyên môn cấp giấy giới thiệu, bảng điểm thực tập →phòng HCQT đóng dấu → một cửa trả kết quả cho sinh viên

- 01MC/QTMC

Khoa chuyên môn, Phòng HCQT

15

CẤP LẠI THẺ SINH VIÊN

5 ngày

Sinh viên nộp bản sao chứng minh thư (trình bản gốc để đối chiếu), đơn xin làm lại thẻ sinh viên, lệ phí, 2 ảnh 3x4  tại một cửa → chuyển bộ phận IT → một cửa trả thẻ cho sinh viên

- 02MC/QTMC

- Biên lai thu tiền

- 2 Ảnh 3x4

- CMT bản sao

Bộ phận IT - HCQT

16

GIẤY GIỚI THIỆU ĐĂNG KÝ XE MÁY

1 ngày

Sinh viên trình thẻ sinh viên với bộ phận một cửa → Cán bộ một cửa kiểm tra và cấp giấy giới thiệu cho sinh viên. 

 

Bộ phận một cửa

18

GIẢI ĐÁP, ĐIỀU CHỈNH THẺ BHYT

3 ngày

Sinh viên nộp đơn theo mẫu tại một cửa → Phòng Tài vụ tra soát và điều chỉnh theo yêu cầu → Một cửa trả kết quả cho sinh viên

01 TV/QTMC

Phòng Tài vụ

19

TRẢ LẠI TIỀN DO THAY ĐỔI MÔN HỌC LẠI, THI LẠI

3 ngày

Sinh viên nộp đơn theo mẫu tại một cửa → Khoa chủ quản xác nhận → Một cửa trả kết quả, sinh viên nhận tiền trực tiếp tại phòng Tài vụ

- 05 TV/QTMC

- Biên lai nộp tiền

Phòng Tài vụ, Khoa chủ quản

20

GIẢM HỌC PHÍ THEO KỲ DO ĐƯỢC BẢO LƯU MÔN HỌC

3 ngày

Sinh viên nộp đơn theo mẫu tại một cửa → Khoa chủ quản xác nhận điểm các môn được bảo lưu → phòng Đào tạo in và xác nhận vào bảng điểm → một cửa trả kết quả, sinh viên nhận tiền trực tiếp tại phòng Tài vụ

- 06 TV/QTMC

Phòng Tài vụ, Khoa chủ quản, phòng Đào tạo

4.2 Các công việc bộ phận một cửa hướng dẫn gặp các đơn vị trực tiếp giải quyết

TT

Nội dung công việc

Đơn vị giải quyết

Quy trình

Biểu mẫu, giấy tờ kèm theo

1

SAO Y VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ, BẢNG ĐIỂM

Phòng HCQT

Sinh viên mang văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm  đến phòng HCQT → Cán bộ hành chính thực hiện kiểm tra và sao y bản chính → Sinh viên nộp lệ phí sao y và nhận lại bản chính và bản sao

 

2

NHẬP HỌC KHÔNG ĐÚNG NGÀY THEO GIẤY BÁO

Phòng Đào tạo

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng Đào tạo → nộp tiền tại phòng Tài vụ

- Các giấy tờ theo theo quy định (chi tiết trong giấy báo nhập học)

3

CHUYỂN TRƯỜNG (ĐI HOẶC ĐẾN)

Phòng Đào tạo

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng Đào tạo → phòng Đào tạo xét duyệt, trả lời sinh viên → Làm quyết định trình Hiệu trưởng →Thông báo kết quả cho sinh viên 

- 01 ĐT/QTMC

- Bảng điểm (trường chuyển đi)

4

XÉT CHUYỂN ĐIỂM HAY MIỄN HỌC

Phòng Đào tạo

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng Đào tạo → Xem xét kết luận, xác nhận điểm → Nhập phần mềm. 

- Bảng điểm

5

CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN TỐT NGHIỆP, BẢNG ĐIỂM TẠM THỜI

Phòng Đào tạo

Sinh viên đến Phòng Đào tạo xin giấy chứng nhận, bảng điểm tạm thời → Sinh viên đóng dấu tại phòng Hành chính

 

6

CẤP BẰNG, BẢNG ĐIỂM TỐT NGHIỆP, CHỨNG CHỈ GDTC, GDQP

Phòng Đào tạo

Sinh viên đến Phòng Tài vụ nộp tiền → đến phòng Đào tạo nhận văn bằng, bảng điểm, chứng chỉ.

- Biên lai thu tiền

7

NỘP, LƯU HỒ SƠ SINH VIÊN

Phòng Đào tạo

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng Đào tạo → Phòng Đào tạo kiểm tra → Nhập phần mềm 

- Các giấy tờ theo giấy báo nhập học

8

NỘP VÀ KIỂM TRA BẰNG, HỌC BẠ CẤP 3

Phòng Đào tạo

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng Đào tạo → Phòng Đào tạo kiểm tra → Nhập phần mềm 

- Nộp bản sao công chứng, có bản chính để đối chiếu

9

IN LẠI BIÊN LAI THU TIỀN

Phòng Tài vụ

Sinh viên đến phòng Tài vụ tại 56VTP hoặc điểm thu tiền học phí thuộc P.Tài vụ tại Phú lãm giao dịch trực tiếp

 

Sinh viên học địa điểm nào thì thực hiện giao dịch tại địa điểm đó.

10

LĨNH HỌC BỔNG, KHEN THƯỞNG

Phòng Tài vụ

Sinh viên đến phòng Tài vụ tại 56VTP hoặc điểm thu tiền học phí thuộc P.Tài vụ tại Phú lãm trình thẻ sinh viên và nhận học bổng (hoặc tiền thưởng)

11

THANH TOÁN BHHSSV

Phòng Tài vụ

Sinh viên đến giao dịch trực tiếp với phòng Tài vụ để được hướng dẫn chi tiết

 02 TV/QTMC

 

12

TRẢ LẠI HỌC PHÍ  DO BẢO LƯU, NGỪNG HỌC, THÔI HỌC

Phòng Tài vụ

Sinh viên nộp giấy tờ liên quan tại phòng Tài vụ → phòng kiểm tra trả lại tiền hoặc làm thủ tục bảo lưu sang kỳ tới cho sinh viên

- 03 TV/QTMC

- Quyết định bảo lưu, ngừng học, thôi học bản phô tô

- Thẻ sinh viên

13

GIA ĐÌNH SINH VIÊN XIN RÚT HỌC PHÍ THEO QUYẾT ĐỊNH THÔI HỌC

Phòng Tài vụ, Phòng Đào tạo

- Gia đình sinh viên nộp giấy tờ liên phòng Đào tạo (56 Vũ Trọng Phụng)  

- Gia đình sinh viên nhận tiền trực tiếp tại phòng Tài vụ

- 04 TV/QTMC

- Quyết định thôi  học bản phô tô

- CMND của phụ huynh bản phô tô.

- Giấy khai sinh của sinh viên

14

TRẢ LẠI TIỀN KÝ TÚC XÁ

Phòng Tài vụ, Ký túc xá

Sinh viên đến ký túc xá khai vào mẫu đơn → Ký túc xá xác nhận đã nộp chi phí điện nước và ghi rõ số tiền trả lại cho sinh viên → sinh viên nhận tiền tại phòng Tài vụ

01 KTX/QTMC

15

THẮC MẮC DANH SÁCH THI, CA THI, PHÒNG THI

Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

Sinh viên đến phòng Khảo thí và ĐBCL → phòng giải đáp kịp thời cho sinh viên

 

16

THẮC MẮC VỀ ĐIỂM

Khoa chủ quản

Sinh viên đến Khoa chủ quản → Khoa giải đáp kịp thời cho sinh viên → Khoa chuyển mẫu biểu 08 ĐT/QTMC về phòng Đào tạo

08 ĐT/QTMC

17

CHỨNG CHỈ TOEIC

Khoa Ngoại ngữ

Sinh viên (đã tham dự kỳ thi điều kiện tốt nghiệp môn TOEIC) nộp giấy tờ liên quan tại khoa Ngoại ngữ → Khoa tra điểm, in chứng chỉ trình Hiệu trưởng → Khoa trả chứng chỉ cho sinh viên

- 2 ảnh 3x4

 - Kinh phí theo quy định

V. ĐIỀU KIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN

5.1. Cơ sở vật chất

- Phần mềm quản lý sinh viên

- Trang thiết bị cần thiết phục vụ cho mô hình một cửa (bàn, máy tính, máy in. .)

5.2. Nhân sự

Sử dụng cán bộ hiện tại của phòng Công tác sinh viên tại hai cơ sở.

5.3. Địa điểm và thời gian

a) Địa điểm:

- 56 Vũ Trọng Phụng, Q. Thanh Xuân

- Số 1 Phố Xốm, Phũ Lãm, Q. Hà Đông

b) Thời gian: Thứ 2 & thứ 6 hàng tuần tiếp nhận yêu cầu và trả kết quả

  - Sáng từ 8h00 đến 11h00

  - Chiều 14h00 đến 17h00

* Lịch nhận và trả, điện thoại, email của cán bộ một cửa được thông báo công khai tại hai cơ sở.

** Các trường hợp đặc biệt, cán bộ một cửa liên hệ với các bộ phận chức năng để giải quyết kịp thời cho sinh viên.

5.4. Tổ chức thực hiện

Giao phòng Công tác sinh viên triển khai thực hiện kể từ ngày 5/12/2013.

Ban Giám hiệu có trách nhiệm giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện, sau khi thực hiện 3 tháng phải có báo cáo Chủ tịch HĐQT.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các đơn vị, cá nhân phản ánh bằng văn bản (qua phòng HCQT) để Ban giám hiệu Nhà trường xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.

Bài viết liên quan