11/01/2022

359

8 cách để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của tổ chức trong bối cảnh Covid - 19

Làm việc nhóm hiệu quả là một thách thức ngay cả trước khi có đại dịch Covid-19. Lockdown khiến mọi công việc trở nên khó khăn hơn. Giờ đây, khi các công việc phải trở lại trạng thái bình thường mới, các tổ chức cần đổi mới sự tập trung vào việc tạo điều kiện cho tinh thần đồng đội. Có kỹ năng làm việc nhóm tốt không chỉ đơn giản là việc hòa đồng với những người khác mà còn đánh giá thông qua khả năng của mọi người để làm việc tốt với nhau như thế nào, hiệu quả mang lại ra sao.

Kỹ năng làm việc nhóm là gì và tại sao chúng lại quan trọng?

“Đến với nhau là một sự khởi đầu. Giữ được nhau là sự tiến bộ. Làm việc cùng nhau là sự thành công. Nếu tất cả cùng tiến về phía trước thì thành công tự nó sẽ đến/’ - Henry Ford.

Kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng đối với sự thành công của một nhóm. Và việc tạo điều kiện cho mọi người thành công khi họ cộng tác là một phần quan trọng của “trải nghiệm nhân viên” rộng hơn. Là một nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm gắn các cá nhân với nhau thành nhóm và gắn các nhóm lại với nhau để đảm bảo rằng họ thành công. Vậy bạn sẽ làm thế nào?  

Đầu tiên, cần phải thừa nhận rằng kỹ năng làm việc nhóm không phải lúc nào cũng đến với tất cả mọi người một cách tự nhiên. Có nhiều người kỹ năng bẩm sinh của họ là làm việc độc lập hay chí ít không có kỹ năng hội nhập nhóm. Điều này trao quyền cho các nhà quản lý, khi bạn luôn nắm quyền kiểm soát - bạn có thể gây ảnh hưởng và trở thành hình mẫu mà nhóm của bạn cần.

Thứ hai, kỹ năng làm việc nhóm không phát triển trong “môi trường chân không” - môi trường làm việc nhóm cần phải đủ và đúng nghĩa. Theo Richard Hackman, nhà tâm lý học xã hội và tổ chức đã xác định ba 'điều kiện tạo điều kiện' cho các nhóm phát triển:

  • Một hướng đi rõ ràng và hấp dẫn
  • Một cơ cấu vững chắc và mạnh mẽ
  • Một môi trường hỗ trợ tối đa

Kỹ năng làm việc nhóm trong bối cảnh COVID-19

Theo một nghiên cứu gần đây, 90% công ty tin rằng văn hóa của họ được cải thiện khi làm việc từ xa. Khi làm các công việc từ xa, mọi người sẽ mong đợi mức độ cam kết với kinh nghiệm của nhân viên (EX). Và các nhà lãnh đạo cần ảnh hưởng tích cực đến EX, đảm bảo rằng các nhân viên được trao quyền để làm việc cùng nhau theo những cách hợp tác cao. 

Có một số mẹo để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng khi làm việc.

  1. Đặt ra mục tiêu và mục đích của nhóm

Để một nhóm hoạt động, mọi người cần phải hiểu và tham gia vào sứ mệnh chung, sau đó đặt nó lên trên các mục tiêu cá nhân của họ.

Nhà lãnh đạo có trách nhiệm đặt ra hướng đi rõ ràng và hấp dẫn để các thành viên biết. Nếu không có nó, một đội sẽ ít có cơ hội thành công. Để tối đa hóa thành công khi làm việc nhóm, mọi người cần cam kết thực hiện một mục tiêu chung trên các mục tiêu cá nhân riêng lẻ. Hãy nghĩ về một số ban nhạc rock thành công nhất trong lịch sử; khi cái tôi của ai đó lớn hơn mục đích được chia sẻ, tất cả bắt đầu tan rã.

  1. Hãy rõ ràng về các vai trò

Các thành viên trong nhóm phải rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ. Mọi người cần hiểu và cảm thấy tự tin về những điểm mạnh cụ thể mà họ mang lại cho nhóm. Khi thực hiện công việc các thành viên trong nhóm phải biết rõ công việc mà học phải làm, vai trò và trách nhiệm của họ đến đâu. Nếu bản thân các thành viên không biết mình có vai trò gì thì đó không phải là nhóm làm việc.

Quy mô và cơ cấu đội ngũ rất quan trọng, nếu một đội quá nhỏ, bạn sẽ không có sự kết hợp phù hợp giữa các kỹ năng, phong cách tư duy và hành vi. Nếu một đội quá lớn, mọi người có thể trở nên lười biếng và dễ bị suy nghĩ theo nhóm hơn. 

Sự đa dạng cũng rất quan trọng, nhóm làm việc cần cố gắng có được sự kết hợp giữa nhiều lứa tuổi, nhiều nhóm chuyên môn, nhiều tính cách và giới tính. Trong một nhóm có được sự đa dạng của các thành viên thì sự đổi mới và sáng tạo sẽ lớn hơn và sẽ là một lợi thế cạnh tranh.

  1. Giao tiếp hiệu quả

Làm việc Online cách biệt về mặt địa lý có thể ảnh hưởng đến giao tiếp vì chúng ta nhận được ít tín hiệu không lời hơn. Tạp chí Harvard Business Review đã xác nhận điều này trong bài viết của họ về bí quyết làm việc nhóm tuyệt vời: “Trong các nhóm trực tiếp, những người tham gia có thể dựa vào các dấu hiệu không lời và ngữ cảnh để cung cấp cái nhìn sâu sắc về những gì đang diễn ra”. Richard Hackman đã mô tả đây là 'thông tin không đầy đủ' và nhấn mạnh nó là một trong những vấn đề quan trọng ngăn cản việc làm việc nhóm thành công. 

Và nội dung của cuộc giao tiếp không phải là vấn đề quan trọng. Như Mike Schoultz, chủ tịch Digital Spark Marketing, nói: “Cách thức giao tiếp quyết định hiệu quả của nhóm.”    

  1. Quản lý xung đột

Tất cả các nhóm đều có thể trải qua xung đột theo thời gian. Chìa khóa thành công là cách nó được quản lý và giải quyết triệt để các xung đột. Với vai trò người dẫn đầu, các nhà quản lý cần phải giải quyết mọi xung đột xảy ra thật kịp thời và thấu cảm khi nó nảy sinh. Háy ghi nhớ các mục tiêu chung của cả nhóm và sử dụng điều này để định hướng mọi thành viên, lấy lại sự tập trung và phục hồi sau xung đột.

  1. Ghi nhận và khen thưởng tinh thần đồng đội

Điều quan trọng là các đội biết khi nào họ đang làm tốt. Bạn có thể nhận ra hiệu suất tốt với phần thưởng bên ngoài - như tiền thưởng - và nội tại - như lời khen ngợi từ các lãnh đạo cấp cao. Nếu bạn nói rõ phần thưởng là dành cho cả nhóm, điều này sẽ củng cố ý thức gắn kết của cả nhóm.

  1. Khuyến khích sự cởi mở và tin tưởng

Kim chỉ nam cho các hoạt động vững bền của nhóm là phải tập trung vào sự tin tưởng. Có một lý do chính đáng cho điều này, vì sự tin tưởng là yếu tố quan trọng trong thành công của nhóm. Nếu không có nó, các nhóm của bạn sẽ không giao tiếp hiệu quả và giải quyết vấn đề cùng nhau.

Niềm tin sẽ bắt đầu xây dựng khi bạn khuyến khích mọi người tự do nói mà không sợ phản ứng gay gắt hoặc tức giận. Bạn cũng sẽ thấy những hiểu biết sâu sắc và sự sáng tạo bắt đầu tuôn trào khi mọi người bớt sợ hãi khi lên tiếng.

  1. Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng

Đưa ra phản hồi hiệu quả tự nó là một kỹ năng. Nhưng nó không phải là điều dễ dàng đến với nhiều người trong chúng ta. Tin tốt là nó trở nên dễ dàng hơn với việc luyện tập. Các nhóm sẽ phát triển và phát triển nhanh hơn nhiều khi được đưa ra phản hồi mang tính xây dựng hơn là khi bị bỏ mặc để tự hỏi họ đang làm như thế nào hoặc chỉ bị chỉ trích.

  1. Chịu trách nhiệm

Muốn các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về vai trò của họ trong các dự án của nhóm thì hãy cho họ thấy nó được thực hiện như thế nào, hãy xác định rõ vai trò của bạn và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho những sai lầm cũng như thành công. Hãy nhớ rằng, nếu người của bạn thấy bạn đổ lỗi cho người khác, họ cũng sẽ làm như vậy.

Trách nhiệm giải trình liên quan đến việc có các vai trò được xác định rõ ràng và biết bạn đóng vai trò gì trong sự thành công hay thất bại của nhóm.

Tinh thần làm việc nhóm là rất mạnh mẽ, sự cộng hưởng của các điểm mạnh và sở trường của các thành viên trong nhóm sẽ tạo nên một sức mạnh khủng khiếp. Các nhà lãnh đạo có những đặc quyền sử dụng tính ưu trội của các thành viên nhóm để phát huy hiệu quả nếu nhóm của bạn làm việc cùng nhau. Và là một nhà lãnh đạo, chắc hẳn bạn phải đưa ra các quyết định mang tính chiến lược, khuyến khích các hành vi tích cực và xây dựng một môi trường nơi mọi người có thể hoàn thành công việc tốt nhất của họ - không chỉ với tư cách cá nhân mà là cả một tập thể.

 

ThS. Phạm Văn Minh - Trưởng Khoa Đào tạo và Phát triển Kỹ năng mềm